Iniciar a un nuevo empleado en el Departamento de Admisión, que además no trae conocimientos o experiencia previa de alguna otra clínica, implica tomar en consideración algunos elementos básicos que permitan ir "conociendo Admisión" desde lo más elemental del proceso en general. Conviene aclarar que muchas clínicas dan preferencia a contratar candidatos en cuyo perfil sea exigible experiencia previa en el área, no obstante, existe también la idea (aplicada por otras empresas) de captar candidatos sin experiencia, con el objetivo de someterlos a una capacitación donde se les inculque todos los procedimientos, normas y valores de la empresa, para evitar el conocido problema de "traer viejos vicios" de su empleo anterior: ambos enfoques son válidos porque todo depende de las políticas internas de cada empresa al momento de captar personal. Retomando, sucede que hablar de conocimientos elementales, también implica hablar de estrategias fundamentales, con lo que se quiere significar que la capacitación de un nuevo recurso no se puede asignar a cualquiera, en el entendido que en muchas empresas se le asigna esa función al empleado de mayor antiguedad, pero, probablemente esa persona no le guste capacitar o no sepa cómo hacerlo: se entiende y se acepta entonces que un pilar de la estrategia de capacitación debe ser contar con el recurso tanto humano como tecnológico para garantizar un proceso óptimo. Así que, subsanar el cómo es parte de la misión de este blog, y, acudiendo al relax argumentativo de la redacción bloguera, se hace obligatoria la pregunta: ¿cuáles pautas o recomendaciones debería tener en cuenta el "facilitador" del Departamento de Admisión?. 1. Lo primero y necesario es "ser un buen facilitador" es decir, tener el conocimiento adecuado del puesto como punto de partida, y tener la madurez profesional y emocional de no ser mezquino con lo que se sabe, y además tener la paciencia para transmitir conocimientos y TOLERAR errores iniciales que todo novato está susceptible de cometer. 2. Un segundo aspecto y ya entrando de a poco más en la materia de operatividad, es "seguir una ruta de pasos o esquema de temas" que den una visión sistémica del trabajo a realizar, ¿cómo así?. Hablar de visión sistémica significa abordar un vicio de entrenamientos inadecuados, en donde tradicionalmente al novato lo asignan a un empleado de mucha experiencia quien le enseña algunas funciones y el cómo se realizan, pero, sin indicarle cómo se relacionan esas funciones con el sistema general de trabajo, dando por resultado, que el novato conoce muchas cosas pero no sabe el por qué y cómo se relaciona con el trabajo general. De manera que enfoque sistémico obliga a ver TODO, absolutamente todo, lo que esté vinculado al área que se enseña, en este caso, el Departamento de Admisión. Así que: ¿Cuál es el verdadero punto de partida para iniciar la capacitación en Admisión?, recordando, que estamos partiendo de la idea que se trata de capacitar a personas que nunca han trabajado en Admisión, y, lo que resulta válido en ese esquema, lo es aún más en el caso de quien trae experiencia por la simple razón que abordando TODO el proceso, se obliga el facilitador a dar una visión completa de lo que la Clínica prevee sea su servicio de máxima calidad al cliente soportado en procedimientos de trabajo eficientes y VALORES CORPORATIVOS sólidos.
Para responder vamos a la cotidianidad: que es cuando el paciente traspasa las puertas de Admisión y solicita los servicios de la Clínica, entonces, saber atender ese momento inicial, y dar las respuestas que orienten adecuadamente al paciente es el arranque. Palabras más, palabras menos, muchos pacientes llegan y preguntan: ¿cómo hago para tramitar el ingreso a esta Clínica de un familiar?. Un conjunto de procesos vinculados a formatos, operaciones en computador y cumplimiento de normas internas "arrancan" a partir de entonces, y, en esta entrada se citarán tales formatos y operaciones, los cuales se desarrollan en post posteriores a los cuales se puede acceder con click en el respectivo enlace.
Entonces, al orientar al paciente o familiar para que siga los pasos para su ingreso es cuando verdaderamente "arranca" el proceso de admisión: y en concreto, el analista de admisiòn le responde al paciente que se dirija a Caja para resolver asuntos relativos a su póliza. En general: es vital que el analista de admisiòn estè en la màxima capacidad de brindar la màs exacta informaciòn al paciente (o familiar) sobre la tramitaciòn y pagos a efectuar durante su estancia en la Clìnica.
Una vez cumplido ese requerimiento, el paciente es ingresado en la Emergencia, donde el médico le elabora un informe médico y donde solicita la elaboración de un presupuesto el cual está a cargo del admisionista y que se sujeta a los lineamientos que en tal aspecto se detallan en la publicación sobre Gestión de presupuestos y cartas aval.
El proceso de ingreso está vinculado a procedimientos y formatos que es necesario conocer y aplicar. Su detalle lo puedes leer al hacer click acá.
Una vez aprobado el presupuesto, se revisa el monto que queda a cargo del paciente (cuando la cobertura no es del 100%) para informarle la diferencia que debe pagar, y, se emiten dos copias, una para el expediente del médico tratante quien debe firmar como recibido, y otra que se anexa al expediente que va a facturación y que queda registrado en los libros internos de registro de Admisión.
El paso siguiente pudiera ser la tramitación de una "extensión" en caso que el paciente requiera más días de hospitalización, y, que también se explica debidamente con detalle en este enlace.
El paso final es el egreso, y el paciente requiere que Admisión emita la respectiva boleta.
En resumidas palabras: el proceso de estar "conociendo Admisión" es una permanente interacciòn con el paciente y la respuesta oportuna a sus necesidades, como tambièn una permanente comunicaciòn con los Seguros, lo cual hace que sea un trabajo donde siempre se puede aprender algo nuevo.
1. Conviene puntualizar que la redacción de cada publicación de este blog, obedece al objetivo no solo de resumir procesos, formatos y normas vinculados con el trabajo en la Clínica Los Olivos, sino que además hay un esmero muy pronunciado en hacerlo con un lenguaje accesible, ameno, muy al estilo de "redacción blogger" para que pueda ser de fácil lectura y comprensión de cualquier lector que acuda a este blog para efectos de capacitación. 2. Para no agotar al lector, el detalle de algunos aspectos puntuales de esta publicación, se explican al redireccionar mediante el enlace indicado en rojo, o buscando a través bien sea de las etiquetas de cada post o a través de la consulta del índice temático. Esta entrada informa los pasos generales del Departamento en el llamado proceso de Admisión de un paciente, y redirecciona a otras entradas para leer los correspondientes detalles explicativos.
