Si bien la función del Departamento de Crédito y Cobranza (CC) tiene una importancia financiera vitalísima por razones obvias, la misma para su eficacia necesita apoyarse en la eficiente ejecución de todas las tareas relativas a la recepción, distribución y archivo de la facturación, que requiere el máximo de cuidado por parte de los analistas encargados de llevarla a cabo.
Ciertamente, cualquier error u omisión en las tareas de manipulación de la facturación para su posterior tratamiento de cobranza, además de acarrear retrabajo, también puede dar imagen corporativa desfavorable ante los Seguros, e incluso, ante los asegurados al momento de requerir algo relativo a su facturación.
En consecuencia esta publicación plasma todo el PROTOCOLO a seguir para un tratamiento profesional de archivo, que tal como se dijo previamente, va a dar apalancamiento profesional al trabajo del Departamento de CC, y, dicho PROTOCOLO se expone en términos sinópticos en el cuadro "Proceso detallado de distribución de facturación en Crédito y Cobranza" con el cual también se titula la publicación, en consecuencia, el cuidado de todo lo acá desarrollado, va a dar el resultado posterior de una gestión eficiente de la cobranza.
Como cualquier proceso secuencial, las etapas son sistémicas, es decir, todas relacionadas entre sí, y en consecuencia, no debería pasarse a la siguiente etapa, si en la correspondiente, el trabajo no se ha cumplido siguiendo todos los requerimientos propios de la etapa; y, una relación con otros Departamentos.
Toda acción administrativa, se orienta al cumplimiento de una Meta Corporativa, que conduce a orientar esfuerzos para el logro de Metas Departamentales, y, en el Departamento de CC nuestra Meta obvia no puede ser otra que la expresada en la siguiente imagen que todos los analistas debemos internalizar:
1.- RECEPCIÓN DE LOTES DE FACTURAS RELACIONADAS POR EL DEPARTAMENTO DE FACTURACION.
2.- SEPARACIÓN DE FACTURAS ORIGINALES Y DUPLICADOS
3.- CLASIFICACIÓN DE FACTURAS POR SEGUROS PARA SER ARCHIVADA EN SU CARPETA CORRESPONDIENTE (Duplicados)
4.- DISTRIBUCIÓN DE LAS FACTURAS POR SEGUROS, EN EL ESTANTE DE CORRESPONDENCIA PARA SU ENVÍO (Originales)
5.- REMISIÓN DE LAS FACTURAS A SUS RESPECTIVOS SEGUROS.
6.- ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA DE FACTURAS ENVIADAS A LOS SEGUROS.
La finalidad tras esta publicaciòn es el detalle documental de todo el proceso que cumple el archivista del departamento de Crèdito y Cobranza, como tambièn, aportar un instrumento de capacitaciòn que permita hacer una adecuada inducciòn en el personal que ejecuta tales labores.
De manera que para concretar esa Meta Departamental de GESTION EFECTIVA EN LA COBRANZA, debe definirse el protocolo general a seguir en nuestras actividades, a través de actividades bien definidas en manuales procedimentales que cada analista debe conocer y poner en práctica, e incluso, mejorarlo con los retos que nos plantea la realidad.
Puede entenderse tácitamente, la importancia para el éxito en nuestras Metas Departamentales de asegurar una eficiente gestión documental de las facturas y todo recaudo y procedimiento vinculado a ellas. Demos comienzo a la descripción de esas actividades que inicialmente se enunciaron en el Cuadro denominado Proceso detallado de distribución de facturación en Crédito y Cobranza.
A simple vista se tendría la impresión de ser una etapa inicial simple, pero no lo es, por aquello del enfoque sistémico del trabajo de archivo.
Lo sistémico tiene que ver no sólo con los pasos subsiguientes, sino con la vinculación con los otros Departamentos y posteriores tareas. En una Corporación con stándares elevados de calidad, prevalece la característica de vinculación sistémica de los procesos de trabajo.
El analista de CC recibe del analista del Departamento de Facturación, uno o varios lotes de facturas, que vienen clasificados en original con su respectivo duplicado, y, anotados en un cuaderno de correspondencia interna, donde "deben" venir todas las facturas citadas en una anotación que registra la información de (1) Nombre del asegurado, (2) denominación del Seguro y (3) Número de factura; cada uno de esos tres elementos, debe ser chequeado en cada factura.
Si bien el "deber ser" es la correcta anotación de todas y cada una de las facturas en dicha relación, ocurre en la práctica que se puedan comprobar discrepancias, tales como:
- Facturas que se relacionan en el cuaderno pero no vienen.
- Facturas que se reciben pero no están anotadas.
- Discrepancias de información en alguno de los tres elementos precitados, que deben venir correctamente anotados en el cuaderno.
Cualquiera de dichas causas que se compruebe que afecta la correcta recepción de facturas, debe ser notificada al Departamento de Facturación para su correspondiente corrección.
Una vez verificada cada factura, y detectadas las posibles discrepancias, se finaliza esta etapa, con la firma y fecha al final de la relación, y su entrega al analista del Departamento de Facturación.
Cualquier problema futuro con alguna factura, puede conducir a revisar esta etapa, y, esa es la explicación del carácter sistémico de esta etapa, respecto al departamento de Facturación y respecto a las siguientes etapas del proceso.
Como apartado adicional, conviene mencionar los recaudos que deben acompañar tanto a las facturas originales, como a los duplicados; tales son:
Aclaratoria: Los recaudos antes enumerados son responsabilidad del Departamento de Facturación el anexarlos correctamente a cada factura. La mención hecha acá, es a título informativo.
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Esta etapa plantea la función de hacer la separación correcta de facturas, en originales y duplicados, y el correcta se refiere al cuidado del analista en no cometer la equivocación de permitir que se mezcle un original en los duplicados, o viceversa. El enunciado de dicha falla, es en virtud a que en la práctica cotidiana se ve dicha falla, y la idea es evitar que suceda, comenzando por advertir su ocurrencia.
Al errar en originales que se mezclan en los duplicados, va a suceder que ese original va a ir a la carpeta de ese Seguro, y, el tratamiento de dicha factura en el protocolo de este sistema se interrumpe, por cuanto no se presentará al cobro y, si en algún momento algún analista la detecta, es posible que el lapso del seguro para su cancelación haya caducado.
Por otra parte, si algún duplicado se mezcla con las originales, puede ocurrir que se envíe por error al Seguro, y se pierda una información clave que viene anexada a tal duplicado, y que puede resultar necesaria a posteriores funciones de consulta o anulación.
Una vez ejecutada la separación, se coloca el sello del Departamento de CC y la firma del analista a cada factura.
Por lo antes dicho, el analista debería dar una revisión final a cada lote de originales y duplicados, confirmando que no se entremezcle alguna factura en el lote que no le corresponde, y, de allí aquello de que si bien es importante la agilización de esta etapa consumiendo el tiempo más prudente posible, más importante aún es el hacerlo bien.
Anticípese el lector en el hecho, que hay un protocolo a cumplir por separado tanto a los duplicados como a los originales, que se esbozan sinópticamente en las etapas 3 y 4, respectivamente, con la intención de exponer detalles que son propios a cada tipo de factura.
Esta etapa no es menos delicada que las anteriores, incluso, es determinante en la eficacia del Departamento de CC, en virtud del error de no agrupar bien las facturas por Seguros al permitir que en un Seguro vayan facturas de otro Seguro, lo cual puede ocurrir, tanto en la tarea ejecutada a los duplicados como en los originales; no obstante, aclárese que en esta etapa 3, nos ocupamos del protocolo aplicable al archivo de duplicados de facturas de Seguros.
En esta etapa además, se deben tener las siguientes previsiones:
- Si se detectan duplicados con diferencias por pagar por el paciente, se deben separar del lote de dicho Seguro, y, se archivan en la carpeta de diferencias por cobrar.
- Si se detectan facturas de pacientes no asegurados y con facturas individuales, se deben separar tanto original y copia, para archivarse en la carpeta de diferencias por cobrar.
Ambas funciones de cobranza, son posteriormente ejecutadas por el analista, quien debe hacer las llamadas de cobranza, según la planificación que le asigne a dicha función la persona encargada de la Coordinación del Departamento de CC.
Para agilizar el trabajo de archivo, el Departamento de CC cuenta con dos formatos de apoyo:
-Si se detectan facturas con la leyenda EMITIR NOTA DE CRÉDITO, la cual es colocada por la Coordinadora del Dpto. de Facturación, se deben separar para cumplir con el requerimiento y es luego cuando se pueden archivar.
- Si se desea ubicar el estante que le corresponde a cada Seguro, se consulta en el Formato llamado
CONTROL DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE SEGUROS. La idea tras este instrumento es facilitar la ubicación de los expedientes de Seguros según el estante que se les asignó, por lo que cada nuevo Seguro debe ser rewgistrado en dicho Control para su fácil localización por todos los analistas del depto. de CC.
- Si se desea saber en cuál carpeta están archivados los correlativos de determinado duplicado se consulta el Formato llamado LOCALIZADOR DE EXPEDIENTES DE SEGUROS. La idea tras este instrumento es facilitar la localización de una factura en particular dentro de la carpeta que corresponde a dicho Seguro, y que puede contener cuando mínimo unas 50 facturas con sus soportes. sin dicho instrumente, el analista tendría que ubicar una factura indagando en todas las carpetas para determinar en cuál está archivada la factura que se busca.
Los duplicados se archivan en la carpeta que le corresponde por Seguro. Cada carpeta contiene facturas archivadas por un correlativo que va de mayor a menor según los años, y el analista debe adjuntar la factura en el lugar que ocupa siguiendo dicho correlativo.
Es importante que el analista antes de archivar el duplicado en la carpeta del Seguro, esté pendiente que no vayan originales, y que no se entremezclen otros Seguros, porque de ocurrir, significa el arduo e injustificable trabajo de chequear todas las carpetas, factura por factura, hasta encontrar la factura mal archivada que puede ser requerida por algún motivo.
Por lo antes dicho, es recomendable cuando la función de archivar no sea tan enorme, verificar que en la carpeta que está trabajando todo está en orden, es decir, que no hayan originales ni facturas de otro Seguro, o facturas con diferencias por cobrar al paciente.
Al momento de citar previsiones que debe observar el analista, es infaltable la relativa a dejarse llevar por el trabajo mecánico, y que en concreta se cumple en esta etapa cuando hay modificación en algún Seguro respecto al día de la semana que le corresponde su envío, por lo que debe chequear el listado de Seguros y el día que le corresponde, y/o estar atento a las especificaciones que al respecto informa el encargado de entregar la facturación.
Respecto a los originales, valen precauciones muy semejantes a las ya citadas con respecto a los duplicados, en el sentido de tener cuidado en la clasificación por Seguros, y que no se vayan por error algunos duplicados que implica el envío de tal duplicado al Seguro, lo cual es ajeno a este proceso, porque hágase énfasis que todo duplicado se le aplica el protocolo citado en la etapa 3.
Los originales se archivan con una metodología distinta, porque si bien se mantiene el criterio de clasificación por Seguro, se suma ahora el criterio de su colocación en el día de la semana que se le tiene asignado para su envío al Seguro.
Es importante en el tratamiento de los originales, que se mantenga la separación por Seguros, queriendo significar que las facuras se deben ir colocando en el estante enligadas por Seguro, porque al archivar un lunes o un martes las facturas que se enviarán un jueves o un viernes, se deben asignar al correspondiente lote enligado de dicho Seguro, para evitar que al llegar el día que corresponda hacer la lista de facturas por enviar, se ahorre el trabajo de tener que clasificar por Seguro, siendo algo que ya debería estar hecho.
Esta etapa tiene que ver el envío de las facturas originales a los Seguros, y se inicia con la elaboración en el Simach del listado de facturas por Seguro; el proceso en el Simach es el siguiente:
Como se adelantó en la etapa 4, cada Seguro tiene asignado un día de la semana para su remisión, pero, hay algunos que se envían por valija, otros por envío normal, y otros por Genecpac, cumpliéndose un protocolo particular en cada caso y que se especifica en los párrafos que siguen.
La valija se envía los días miércoles. Una vez impresa la relación de facturas, se guardan en un sobre amarillo, con un original de la lista grapado por fuera del sobre, y el otro queda para archivar. Luego, se hace el procedimiento de Domesa que se especifica seguidamente:
-Se llenan los datos pedidos en el cataporte. Regularmente el analista tiene a la mano un cataporte anterior del Seguro con los datos relativos a la dirección, y completa colocando su nombre, firma, fecha y el número correlativo del sobre domesa donde será enviado.
-El sobre con las facturas se guarda dentro del sobre de Domesa, el cual por fuera se coloca el número del cataporte, ciudad de emisión y ciudad de destino.
-El cataporte se coloca en el espacio plástico que tiene asignado en el sobre de domesa.
-Se concluye el proceso con el cierre del sobre, el cual es herméticamente cerrado, y la única manera de volver a abrirlo es rompiendo el sobre, lo cual debe ocurrir de parte de la persona del Seguro que lo va a recibir.
-Cuando llega el encargado de Domesa para llevarse los sobres, firma los cataportes y deja una copia.
En el caso de Valija, el caso especial es el sobre donde se adjuntan las facturas de Inavi, Instituto de Vivienda y hábitat. Instituto de la vivienda e Instituto de Tierras Urbanas.
Respecto a los Seguros por envío normal, el procedimiento tiene variante en cuanto al listado, porque uno va adjunto a los originales dentro del sobre, y otro se grapa por fuera, para ser regresado con la firma y sello del Seguro destinatario.
Al momento de imprimir la relación, debe tenerse cuidado con los montos totales en el caso cuando van notas de crédito. En ese caso el procedimiento es que al imprimir en lugar de dar click en monto original, se le da a saldo factura.
Además, hay Seguros que requieren un tratamiento extra dentro de este protocolo, a saber:
- A Corporación Eléctrica Nacional se le debe anexar una fotocopia adicional de la original.
- A Seguros Caracas se le anexa un formato adicional (2 copias), llamado FORMATO PARA LA ENTREGA DE FACTURAS A SEGUROS CARACAS, y su ubicación en las computadoras es la siguiente:
1.Ícono: Data Olivos
2. Ícono: Crédito y Cobranza
3. Formato
4. Nota: Dentro de dicho formato, donde dice Siniestro se coloca la clave que se detalla en la factura.
- En el caso de SUBECA, hay que llamar a la empresa para que vengan a buscar la factura.
Finalmente, los días Viernes se prepara las facturas a llevarse el enviado de Genecpac. Se elaboran tres ejemplares del listado, uno va dentro del sobre, y dos por fuera, de los cuales uno es firmado y regresado por el enviado de Genecpac.
- Las relaciones de facturas son colocadas todas en una cesta dentro del estante de originales, al momento que se está trabajando con la preparación de los sobres.
- Posteriormente se organizan en orden alfabético y se guardan en un archicomodo identificado con el nombre de ACUSE DE RECIBO PENDIENTE POR ARCHIVAR.
- Se archivan en sus respectivas carpetas por Seguros.
La finalidad tras esta publicaciòn es el detalle documental de todo el proceso que cumple el archivista del departamento de Crèdito y Cobranza, como tambièn, aportar un instrumento de capacitaciòn que permita hacer una adecuada inducciòn en el personal que ejecuta tales labores.
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