La depuraciòn de Cuentas es una operaciòn ejecutada por el analista de Cuentas por Cobrar con un objetivo dual: primeramente, dar cumplimiento a los pasos que le son pertinentes en el Simach (y que se describen con detalle en esta publicaciòn) con la finalidad de registrar los pagos a los Seguros, que serìa el segundo aspecto de la dualidad precitada. Su importancia se fundamenta en los aportes que hace a los siguientes procesos claves: - Permite la emisiòn de Estados de cuenta actulizados, para el uso del ejecutivo de Relaciones Interinstitucionales, como para todo uso que requiera de los mismos el analista de crèdito y Cobranza en sus gestiones con los Seguros. - Permite la actualizaciòn de los estados de cuenta de los mèdicos en lo relativo a la cancvelaciòn de sus honorarios mèdicos.
En todo proceso de trabajo de cualquier empresa moderna, se estandarizan las operaciones a travès de un sistema informàtico, en nuestro caso es el Simach, por tanto, un punto de partida en la inducciòn de personal en capacitaciòn, es la adecuada informaciòn verbal y documental que en tal sentido se le DEBE transmitir, para que conozca perfectamente el sistema y pueda desempeñarse con niveles de eficiencia y eficacia acordes a los estandares exigibles por cada Departamento.
Desde el punto de vista informàtico, la depuraciòn de Cuentas por Cobrar es una operaciòn que se ejecuta en el mòdulo Caja Interna en dos etapas:
ETAPA I: ELABORACIÒN DEL ASIENTO DE BANCO.
Esta operaciòn se considera cumplida, al dar respuesta a los requerimientos siguientes del Simach: BANCO: El finiquito trae la informaciòn de la Cuenta bancaria que recibe el pago hecho por el Seguro, o la asistente de la gerente hace la anotaciòn respectiva. El analista debe en esta fase tener el màximo cuidado, cuando se trate de movimientos (depòsitos o transferencias) a Bancos que poseen varias cuentas.
Seguro: Se registra el asiento en el Seguro respectivo, ubicàndolo por nombre o còdigo al momento de su bùsqueda. Descripción: Es la fase donde se detalla el asiento de Banco con la informaciòn de Banco, fecha de la operaciòn, Seguro y tipo de operaciòn (depòsito o transferencia). Monto: Se extrae del finiquito la cantidad pagada. Operaciòn: Regularmente transferencia o depòsito.
ETAPA II: ELABORACIÒN DEL ASIENTO DE Ingreso (o distribuciòn del pago).
Esta operaciòn se considera cumplida, al dar respuesta a los requerimientos del Simach contenidos en los tres bloques siguientes:
CUERPO 1: Registra el monto del pago de la forma siguiente.
- Se coloca el nùmero de referencia y al dar click en ACEPTAR, automàticamente "jala" la informaciòn del Banco que luego afecta la columna CRÈDITO del Bloque 3. Ademàs del nùmero de referencia, tambièn requiere el protocolo del Simach el suministro de la informaciòn relativa a la fecha de la operaciòn. CUERPO 2: Registro de las facturas.
En esta fase, se hace el asiento de las facturas que se especifican en el finiquito, que previamente el analista debe haber ubicado, y sacado de sus carpetas, porque la operaciòn es ejecutable solo con "las facturas en mano" con un doble propòsito: evitar "embasurar" el archivo con facturas canceladas, y, corroborar el monto total de la factura para determinar si se trata de un abono o de un pago total. El analista debe tambièn tener cuidado al suministrar el nùmero de la factura, porque al hacerlo incorrectamente se cancelarà una factura que està pendiente, y, por otra parte, una factura pagada queda pendiente, que al emitir el Estado de cuenta para la cobranza, va a dar informaciòn incorrecta. CUERPO 3: Depuraciòn de diferencias.
Las operaciones registradas en los bloques 1 y 2, arrojan una diferencia que regularmente se corresponde con el monto del ISLR. en caso contrario, puede ser debido a alguno de los ìtems que se describen en la publicaciòn titulada "cuadrando diferencias de las depuraciones", que próximamente se publicará en este blog, por cuanto está en proceso de redacción.
Este ìtem discursivo hace referencia al necesario cumplimiento que cada analista debe observar al hacer Depuraciones, en cuanto a normas concretas de eficiencia y eficacia, como tambièn para efectos de control posterior, que son prescritas por la Gerencia. Desde el punto de vista administrativo, la depuraciòn es una operaciòn que se debe ceñir a los siguientes requerimientos exigidos por la Gerencia: 1- Se debe emitir previamente, un Estado de Cuenta con la informaciòn del seguro antes de depurar. 2- Se debe siempre trabajar con la factura en mano, como elemento complementario y verificador de la informaciòn aportada por el finiquito. 3- Se emiten dos reportes: 3.1- El asiento de Banco, el cual se corresponde con un nùmero correlativo que arroja el propio Simach. 3.2- El asiento de Ingreso, el cual tambièn viene identificado con un nùmero correlativo determinado por el Simach. 4- Se emite un Estado de cuenta posterior a la depuraciòn. 5- Se hace la anotaciòn de la depuraciòn en el cuaderno para el departamento de Contabilidad donde se anota lo siguiente: fecha de la operaciòn, nombre del Seguro, Banco, nùmero del asiento de banco, nùmero del asiento de ingreso, monto del ISLR y monto pagado neto. 6- Se hace entrega a la Coordinaciòn de Crèdito y Cobranza de los dos estados de cuenta, en la fecha pautada para dicha entrega.
Se considera cumplida la meta organizacional, cuando el conocimiento empìrico plasmado en esta publicaciòn, se puede a su vez, convertir en una ùtil herramienta de capacitaciòn, lo cual se concreta a travès del siguiente FORMATO MODELO DE CAPACITACIÒN:
Tal formato es aplicable no solamente al Departamento de Crèdito y Cobranza, sino que tiene la versatilidad suficiente para adaptarlo a las necesidades operativas de los otros Departamentos. La idea radica en enriquecer los ìtems de dicho formato con conceptos que cada analista de cada Departamento puede definir, y que son producto de la transmisiòn de conocimiento que se recibe de transmisiòn oral de conocimientos y algunos instructivos, como tambièn, a travès de la experiencia que cada analista adquiere en virtud del cual se mejora el trabajo y se hace ejercicio empìrico de Cìrculos de Calidad por la PARTICIPACIÒN de todos en la MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS. En tèrminos muy sinòpticos, dicho formato ofrece las siguientes ventajas: - Permite sistematizar conceptos y procedimientos vinculados a un proceso de trabajo. - Permite la mejora y actualizaciòn del mismo, porque con cada empleado que se somete a Inducciòn a travès de dicho formato, se puede actualizar y mejorar. - Permite que el Supervisor de Departamento tenga una herramienta de evaluaciòn de Personal. - Permite eliminar el error recurrente de la excusa de quien dice "no sabìa, no me lo habìan dicho" ya que todo lo relacionado al proceso de trabajo debe quedar resumido en dicho formato.
