Una función cotidiana del Departamento de Crédito y Cobranza (CC) es la emisión de Notas de Crédito (NC), por tanto, se hace menester poner bajo control dicho proceso, y que comienza no sólo con el debido conocimiento, sino con la estandarización que debe prevalecer en todos los analistas encargados de ejecutar dicha tarea. De manera que, todos los analistas del Departamento de CC deben estar todos aparejados a un mismo estándard cognitivo, que permita exigir igual responsabilidad en la atención de dicho proceso a todos por igual, y que facilite la rotación entre ellos por las diferentes funciones que debe llevar a cabo el Departamento de CC, y, se concibe concretar esa visión de eficiencia del recurso humano, con el correspondiente instructivo o manual que responda a ese requerimiento organizacional, característica de empresas con enfoque de Calidad de Servicio, sin el cual es imposible aspirar a conquistar y mantener una sólida posición de competitividad en el ámbito de las clínicas privadas. Hay empresas que protocolizan por escrito la entrega de instructivos a sus empleados, para dar mayor formalidad al proceso y, por ende, hacer más comprometedor la exigencia de responsabilidad por el conocimiento que se recibe a través del instructivo, lo cual se inserta en la idea de Calidad de Servicio que plantea que cada proceso es responsabilidad de algún operador quien debe responder por la eficiencia y eficacia que se requiere para ejecutar tal proceso.
1. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO.
En atención a lo dicho antes, el presente instructivo se redacta para atender los siguientes objetivos: 1.1. Especificar los motivos que conducen a elaborar NC a determinados Seguros. 1.2 Especificar concretamente el procedimiento, exacto y secuencial, de los pasos o ruta a cumplir en el Simach para la emisión de las NC. 1.3 Servir de apoyo didáctico y documental en el proceso de capacitación del analista de CC, que a su vez permita la nivelación del conocimiento por el empleo de un documento exhaustivo en la descripción de las tareas. 1.4. Servir de Guía de Consulta para resolución de dudas, como también para posteriores procesos de mejora continua de las operaciones pertinentes a la emisión de las NC en virtud del aprovechamiento de la experiencia adquirida por los analistas que puede ser utilizada en el enriquecimiento de este instructivo. 1.5. Servir de referencia para los efectos de evaluación de personal, nuevos y fijos, en lo atinente al cumplimiento de tareas exhaustivamente detalladas en el presente instructivo.
2. PROPÓSITO DE LAS NOTAS DE CRÉDITO.
El Departamento de Crédito y Cobranza (CC) emite las Notas de Crédito (NC) en atención a las siguientes razones: 2.1. Por requerimientos del Departamento de Facturación, que anexa un mensaje de texto a aquellas facturas que se deban ajustar, por algunos motivos que vienen detallados en dicho mensaje; y, tales motivos pueden ser, entre otros: 2.1.1. Servicios facturados al usuario que no fueron consumidos. 2.2. Otro motivo de emisión de las NC, es para saldar facturas de varios años de caducidad y con montos muy pequeños, los cuales lo único que hacen es ocupar espacio en la carpeta de dicho Seguro y "embasurar" el saldo, que al momento de emitir un ESTADO DE CUENTA va a recargar la deuda con montos vencidos muy antiguos.
3. PROCEDIMIENTO.
El proceso para emitir las NC , se define a través de los pasos a cumplir en el Simach, y, en tal sentido, se deben seguir dos procesos específicos que son: 3.1. Ingreso en el Simach al módulo de NC. Como proceso computarizado, las NC son producto de un documento que se emite a través del Simach, y, el paso inicial supone el acceso al módulo de NC, que es posible siguiendo la "ruta" que se cita en el esquema que sigue a continuación:
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3.2. EMISION DE LAS NC EN EL SIMACH. El analista de CC debe cumplir los siguientes pasos en el Simach.
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Al llegar al numeral 3.2.4 el analista debe seleccionar: 3.2.4.1. POR FACTURA. Se indica el respectivo número de factura; y, permite al analista verificar si la factura está pendiente por pago. 3.2.4.2. POR CUENTA. 3.2.4.2.1. CÓDIGO: En este caso, el analista va a trabajar con la cuenta general del Seguro analizado. Debe indicar el código del Seguro, el cual se especifica en el lado superior izquierdo de la factura. Una vez dentro de la Cuenta, se ubican las facturas a las cuales se les va aplicar la NC, mediante su rastreo por el respectivo correlativo. Se debe colocar el monto de la NC en la columna. Paso siguiente, se aplica el código 410100255. 3.2.4.2.2. PROCESO DE IMPRESIÓN DE LA NC. Una vez que se han afectado en la cuenta del Seguro las facturas a ajustar, se procede a dar cumplimiento aos pasos de impresión, que son: - Se coloca la leyenda autorizado por la Lic. Yuleida Quintero. - Se da click en APLICAR. - El Sistema emite un mensaje que advierte que se deben colocar en la impresora las NC, conformadas por una original y dos copias. - Impresión final.
4. DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO.
4.1. Si la NC se aplicó a un conjunto de facturas de determinado Seguro, por el procedimiento precitado de elimkinar facturas muy viejas con montos mínimos, se remiten con un oficio al Departamento de Contabilidad. Se procede a eliminar las facturas a las que se aplicó la NC, o se destinan como material de reciclaje. 4.2. Si la Nc se emitió a una factura en particular, la distribución es la siguiente: 4.3. El oficio remitido a Contabilidad, se archiva en la carpeta NOTAS DE CRÉDITO REMITIDAS A CONTABILIDAD, con la respectiva firma de recibido de dicho Departamento.
5. RECOMENDACIONES GENERALES.
La idea con cualquier instructivo, allende del conocimiento que estandariza, es apuntar al objetivo de reducir costos por errores, omisiones, repeticiones, retrasos, retrabajos, que se convierten en costos operativos, para algunos aparentemente insignificantes, pero cuya sumatoria en un mismo departamento y en la empresa en general, representa una cifra importante de pérdida, que dejaría ver una imagen de gerencia desenfocada de los procesos de Gestión de Calidad. El proceso de emisión de la NC debe ejecutarse con el mayor cuidado posible, para evitar los errores que luego acarrean la anulación de la NC y por tanto, costos operativos departamentales, tanto internamente como en otros Departamentos, que van a insumir operaciones para actualizar sus registros ante tales errores. Por tal motivo, el analista debe prestar mucha atención a detalles como los siguientes: 5.1. Cuando es el caso de aplicar la NC a una factura en particular, hay que verificar previamente si dicha factura está realmente pendiente, siguiendo la metodología expuesta en el numeral 3.2.4.1. 5.2. Antes de imprimir, verificar los números de control, que se deben corresponder con el correlativo que le sigue, y, que no se entremezclen ejemplares de números de control diferentes.
