1- RELACIONAR FACTURAS PARA ENVIAR AL SEGUROS ADMINISTRACION –> COBRANZA –> FACTURACIÓN –> RELACIONAR FACTURAS (Nº FACTURA – FECHA RECEPCIÓN COBRANZA) –> ASIGNAR RELACION –> IMPRIMIR
Nota: Anexar todas las Facturas y luego asignar la relación, la fecha recepción cliente se coloca luego que el mensajero traiga la relación con sello de recibido. Y en el caso de las facturas que se envíen para Caracas por Domesa, se coloca como fecha de recibido del cliente el mismo día que se envía al Seguro o sea los miércoles. Imprimir 3 relaciones, se mete 2 copias con las Factura originales, la otra se coloca afuera para identificar el sobre. 2.- BUSCAR EL ESTADO DE CUENTA DE UNA FACTURA ADMINISTRACION –> COBRANZA –> REPORTES-> ESTADO DE CUENTA / FACTURA -Nº FACTURA –> ACEPTAR-> VISTA PRELIMINAR.
3.- RELACIONAR NOTAS DE CREDITO
ADMINISTRACION –> COBRANZA –> FACTURACIÓN-> / FACTURA –NOTA DE CRÉDITO –> POR FACTURA –> Nª FACTURA
( Se toma la cuenta que indiquen al momento de solicitar la Nota de Crédito). Realizar la Nota de Crédito en el momento solicitado, bien sea al Estudio, Suministro, Medicamento o Laboratorio, honorarios, dependiendo de la solicitud ) Por concepto: colocar el concepto que indiquen,-> Tipo de Operación: Descuento en Servicios -> (NC) cod. 411900255 -> APLICAR En caso de que la factura presente diferencia de paciente se pregunta en Dpto. de Facturación a quien se va a aplicar la Nota de Crédito si al Seguro o a la diferencia de paciente. 4.- VER EL ESTADO DE CUENTA DE LOS SEGUROS ADMINISTRACION –> CONTABILIDAD –> REPORTES-> CUENTAS CORRIENTES-> CUENTAS POR COBRAR –> INDICAR EL TIPO DE MOVIMIENTO QUE DESEA VISUALIZAR (P) –> OK-> RESPONDER NO, LUEGO COLOCAR CODIGO DEL SEGURO QUE SE VA A BUSCAR, SIEMPRE EL COGIGO PARA TODOS LOS SEGUROS COMIENZAN CON 1201SIN SEPARAR SE AGREGA A ESTE, EL CODIGO DE CADA SEGURO –> ACEPTAR –> P –> VISTA PRELIMINAR (SI SE QUIERE VER) IMPRIMIR ( SI SE NECESITA EN FISICO) EXPORTAR A EXCEL ( SI SE NECESITA VER COMPLETO O ENVIAR A UN SEGURO)
P –> SI ES PENDIENTE C –> SI ES CANCELÑADO T –> SI SON TODAS
5.- VER EL ESTADO DE CUENTA DE UN MÉDICO AL MOMENTO DE SOLICITARLOS ADMINISTRACION –> CONTABILIDAD –> REPORTES-> CUENTAS CORRIENTES-> CUENTAS POR PAGAR –> INDICAR EL TIPO DE MOVIMIENTO QUE DESEA VISUALIZAR (P) –> OK-> RESPONDER NO, –> LUEGO COLOCAR CODIGO DEL MÉDICO QUE SE VA A BUSCAR, SIEMPRE EL CODIGO PARA TODOS LOS MÉDICOS COMIENZAN CON 2103 SIN SEPARAR SE AGREGA a ESTE, EL CODIGO DE CADA MÉDICO (SE SOLICITA APELLIDOS DEL MÉDICO SE SELECCIONA) –> IMPRIMIR
Nota: Si el médico quierte un soporte de solo lo cancelado, se envía con la secretaria de administración para que le entregue el soporte. El Dpto de Crédito y Cobranza solo entrega lo que está pendiente. 6.- BUSCAR UNA COPIA DE FACTURA ADMINISTRACION –> COBRANZA –> FACTURACIÓN-> COPIA DE FACTURA –> Nº DE FACTURA.
Nota: En caso de no saber el número darle a buscar y se busca por Nro. de Cédula del paciente colocando V mayúscula guión y No. de Cédula Ejemplo: V- XXXXX y en caso que sea menor de edad y no posee cédula se agrega el signo + y el número de hijo que corresponde. Ej: V- XXXXX+3.
6.- DEPURAR A.- Buscar el Estado de Cuenta del Seguro antes de depurar y llenar el cuadro de depuraciones para así saber cual es el saldo que me debe el Seguro y luego me quede el monto real después de depurar. Esto es para llevar control de lo cobrado. CONTABILIDAD --> REPORTE CUENTAS CORRIENTE ESTADO DE CUENTA --> CUENTAS POR COBRAR --> OK --> NO --> 1201(CODIGO DEL SEGURO) – BUSCAR – ELEGIR EL SEGURO – ACEPTAR – 1 – OK – VISTA PRELIMINAR --> ANOTAR MONTO TOTAL EN EL CUADRO.
B.- Para registrar el pago: el procedimiento es el que sigue:
C.- Para proceder a realizar la Depuración:
ADMINISTRACIÓN --> COBRANZA --> CAJA INTERNA --> DISTRIBUCIÓN DEL PAGO
1er. Cuerpo:
2do. Cuerpo:
El Sistema también tiene la opción de depurar bien sea por Relación, hoja de Cálculo o por factura. Se recomienda depurar acorde como paga el Seguro. Al momento que se incluyen las facturas se debe revisar bien el monto cancelado por el Seguro, con factura en mano.
Ojo: Para depurar se deben buscar las facturas primero, para así cotejar la información de lo que cancela el Seguro y en el caso de que no cancela la factura completa, se debe sacar copia y colocar el monto que abonó el Seguro en la factura y en la copia y el monto que restan, pero es importante llamar al seguro para así saber el por qué abonaron a la factura. Hasta no estar cancelada totalmente la factura no se baja de la carpeta.
3er. Cuerpo:
NOTA: Solo se puede seguir luego de Aceptar si en diferencia queda en “0”. En el caso que quede un monto alto tanto positivo como negativo, verificar cual es el error. En el caso que quede un monto negativo pero pequeño, realizar descuento sobre Factura (Cod: 4211305). D.- Para Terminar la depuración: ADMINISTRACIÓN --> COBRANZA --> TRASLADO A CONTABILIDAD --> Se selecciona el asiento, se espera que cargue y se le da a Trasladar. --> SI E.- Luego de Trasladar Buscar el Estado de Cuenta del Seguro y se coloca el monto en que quedo luego de depurar y se coloca en el cuadro, y no debe quedar ninguna factura de las que se están depurando con saldo, a menos que sea abono a factura. Nota: Si se tienen varios finiquitos pendientes por depurar del mismo Seguro, se coloca el Monto del Estado de Cuenta antes de depurar, se depuran todos y luego se trasladan juntos para ver cuál es el monto que queda en el Estado de Cuenta. 7.- AJUSTE A FACTURA
8.- COMO MANEJAR LOS ESTADOS DE CUENTA PARA ENVIARLOS POR CORREO -Exportar Al exportar a Excel dejar solo los conceptos : C.I CLAVE RESPONSABLE NOMBRE DEL PACIENTE Nº DE FACTURA FECHA FECHA EMISION FECJA EGRESO Nº RELACIÓN MONTO SALDO 9.- COMO LLENAR EL CUADRO DE DEPURACIÓN MENSUAL
